PENTINGNYA ROOT CAUSE ANALYSIS DALAM PENINGKATAN MUTU SEKOLAH

Heriwanty
(Widyaprada LPMP Provinsi Sulawesi Tengah)

Selayang Pandang Root Cause Analysis
Root Cause Analysis (RCA) pertama kali diperkenalkan oleh National Aeronautics and Space Administration (NASA) pada tahun 1950. RCA adalah suatu proses mengidentifikasi penyebab-penyebab utama suatu permasalahan dengan menggunakan pendekatan yang terstruktur. Preuss (2003) menjelaskan bahwa RCA membantu dalam mengatasi masalah, bukan sekedar mengatasi gejala. Menurut Rooney (2004), analisis akar masalah menolong untuk mengetahui apa, bagaimana dan mengapa suatu peristiwa terjadi. Teknik ini mengidentifikasi sumber masalah dengan menggunakan langkah-langkah dan alat yang tepat sehingga langkah-langkah yang diperlukan dapat diambil di masa mendatang untuk menghindari suatu masalah terulang kembali.
Setidaknya ada dua tahap besar dalam RCA. Tahap pertama disebut tahap diasnogtik dan tahap kedua disebut tahap solusi (Okes, 2019). Pada tahap diagnostik ada lima langkah yang harus dilakukan, yaitu mendefinisikan masalah, memahami proses, mengidentifikasi kemungkinan penyebab, mengumpulkan data, dan menganalisis data. Pada tahap solusi juga terdapat lima langkah yang harus dilakukan, yaitu mengidentifikasi kemungkinan-kemungkinan solusi, memilih solusi untuk diimplementasikan, implementasikan solusinya, evaluasi dampak solusi, dan budayakan perubahan.
Ada banyak teknik yang dapat digunakan untuk melakukan RCA. Teknik yang paling sering digunakan adalah The 5 Whys dan Fishbone Diagram. The 5 Whys adalah teknik yang dikembangkan oleh Sakichi Toyoda untuk analisis akar masalah di pabrik Toyota. Tools ini menangani masalah dengan mengembangkan pertanyaan ‘mengapa’. Pertanyaan mengapa diajukan untuk mengetahui penyebab sebuah masalah. Setelah mengetahui penyebab, “mengapa” digunakan lagi untuk mengetahui penyebab dari penyebab tersebut dan seterusnya.

Contoh penggunaan The 5 Whys, misalnya pada masalah berikut. Skor literasi siswa tidak mengalami peningkatan. Mengapa? Program literasi tidak berjalan efektif. Mengapa? Guru tidak menyusun RPP yang mengintegrasikan literasi. Mengapa? Guru merasa RPP yang lama lebih mudah. Mengapa? Guru tidak mampu membuat RRP terintegrasi literasi menggunakan teknologi informasi dalam menyiapkan bahan literasi. Mengapa? Kemampuan guru dalam menggunakan teknologi informasi (TI) belum memadai. Solusinya, sekolah perlu memfasilitasi dan melatih guru untuk menggunakan TI.
Fishbone Diagram biasa pula disebut dengan istilah diagram tulang ikan karena bentuknya seperti tulang ikan. Diangram ini diperkenalkan oleh Dr. Kaoru Ishikawa, seorang ahli pengendalian kualitas dari Jepang, sebagai satu dari tujuh alat kualitas dasar (7 basic quality tools). Fishbone diagram digunakan ketika kita ingin mengidentifikasi kemungkinan penyebab masalah dan terutama ketika sebuah team cenderung berpikir pada rutinitas. Fishbone diagram akan mengidentifikasi berbagai sebab potensial dari satu efek atau masalah. Sekolah juga dapat menggunakan Fishbone Diagram ini untuk mengetahui masalah dan mengidentifikasi kemungkinan penyebab-penyebab dari masalah tersebut, baik dalam hal sumber daya manusia di sekolah (kepala sekolah, guru, tenaga admnistrasi sekolah), sarana prasarana, kurikulum dan lain-lain. Setiap kategori mempunyai sebab-sebab yang perlu diuraikan melalui sesi brainstorming.

Mengapa RCA Diperlukan untuk Peningkatan Mutu Sekolah?

Dalam menyeleggarakan pendidikan di Indonesia, pemerintah telah menetapkan acuan mutu. Acuan mutu tersebut tertuang dalam berbagai peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan. Setiap sekolah wajib mengikuti acuan yang berlaku. Namun kenyataannya, tidak semua sekolah memenuhi atau melaksanakan acuan tersebut. Gap antara kondisi sekolah dengan acuan mutu disebut masalah mutu. Salah satu sumber untuk mengetahui masalah mutu di tingkat sekolah adalah rapor mutu sekolah. Sementara di tingkat kabupaten/kota/provinsi dikenal sebagai peta mutu wilayah.
Sekolah seharusnya memanfaatkan rapor mutu untuk perbaikan berkelanjutan. Demikian pula dengan pemerintah daerah, seharusnya memanfaatkan peta mutu wilayah untuk perbaikan berkelanjutan bidang pendidikan. Artinya rapor mutu atau peta mutu perlu dianalisis. Berdasarkan hasil monitoring dan evaluasi yang dilakukan terhadap kinerja Tim Penjaminan Mutu Sekolah (TPMPS), salah satu yang menyebabkan tidak dianalisisnya rapor mutu dan peta mutu adalah kompetensi TPMPS (LPMP Sulteng: 2018); TPMPS kurang memahami metode untuk analisis rapor mutu/peta mutu.
Untuk merumuskan solusi terhadap masalah-masalah di sekolah ternyata tidak selalu gampang. Solusi yang ditawarkan kadang tidak bisa memecahkan masalah secara menyeluruh. Perencanaan peningkatan mutu seringkali tidak berjalan sebagaimana mestinya karena kurangnya pemahaman pihak sekolah untuk melakukan analisis. Seringkali pihak sekolah hanya menyelesaikan gejala gejala yang terjadi, bukan pada penyelesaian penyebab utama sehingga gejala-gejala itu terjadi.
Kedua tahapan tersebut akan lebih bermakna dan bermanfaat bagi sekolah jika dilakukan dengan metode Root Cause Analysis. Sekolah dapat mengambil tanggung jawab untuk mengidentifikasi masalah yang berulang, menganalisis masalah tersebut untuk menghilangkan masalah tersebut, sehingga menciptakan budaya perbaikan di sekolah. RCA memberikan proses pembelajaran untuk lebih memahami sebab dan akibat dari berbagai solusi.
Terlibat dalam proses analisis akar penyebab juga dapat membantu pemangku kepentingan untuk fokus pada bidang-bidang yang paling membutuhkan yang diidentifikasi melalui penilaian kebutuhan mereka. Secara khusus, ketika mempertimbangkan intervensi potensial untuk tantangan tertentu, keterlibatan dalam proses analisis akar penyebab dapat membantu pemangku kepentingan membuat keputusan yang lebih tepat. Menggunakan proses analisis akar penyebab dapat membantu pemangku kepentingan memastikan bahwa perubahan, intervensi, atau praktik yang mereka pilih selaras dengan akar penyebab yang diidentifikasi dan didukung oleh bukti, daripada “perbaikan cepat” yang mungkin tidak berdampak signifikan pada akar penyebab dan oleh karena itu tidak mengarah pada perubahan yang berarti dari waktu ke waktu. Hasil akhir dari terlibat dalam proses analisis akar penyebab sebagai bagian dari perencanaan perbaikan sekolah adalah untuk mengidentifikasi, memilih, dan merencanakan implementasi praktik atau intervensi berbasis bukti spesifik yang mungkin menghilangkan akar penyebab atau mengurangi kemungkinan penyebab utama. (dan tantangan berikutnya) berulang.
Banyak manfaat yang dapat diterima oleh sekolah jika melaksanakan penjaminan mutu menggunakan metode RCA. Dalam beberapa tahun terakhir, identifikasi akar masalah telah disorot sebagai hal yang penting untuk upaya perencanaan peningkatan sekolah. Melakukan analisis akar penyebab dapat membantu sekolah memperkuat upaya perencanaan peningkatan sekolah dalam berbagai cara.
RCA dapat membantu sekolah memprioritaskan masalah, faktor, atau akar penyebab mana yang harus ditangani terlebih dahulu. Hasil akhir dari proses analisis akar penyebab sebagai bagian dari perencanaan peningkatan sekolah adalah untuk mengidentifikasi, memilih, dan merencanakan implementasi praktik atau intervensi berbasis bukti tertentu yang kemungkinan besar akan menghilangkan akar penyebab atau mengurangi kemungkinan penyebab utama berulang.
Slameto (2016) melakukan penelitian pengembangan menggunakan Root Cause Analysis, khususnya metode Ishikawa. Penelitian dilakukan dengan prosedur yang diawali dengan telah visi,misi, tujuan, dilanjutkan dengan EDS, analisis masalah, pengembangan rencana tindakan, dan disain implementasi. Penelitian tersebut aplikatif, terkendali, serta mudah beradaptasi. Hasil penelitian ini sangat komunikatif sehingga efektif dan efisien dalam memenuhi kebutuhan sekolah untuk meningkatkan mutu pendidikannya.
Diagram Ishikawa sangat membantu SMA Negeri 1 Suruh, Kab. Semarang untuk meningkatkan mutunya. Dengan analisis tersebut, SMA Negeri 1 Suruh dapat meningkatkan mutu lulusan dengan pola mengoptimalkan sumber daya internal sebagai titik tolak pemanfaatan dukungan eksternal. Berdasarkan analisis Ishikawa, direkomendasikan agar kepala sekolah menyusun dokumen tahunan secara efektif sesuai rencana strategis dan melakukan evaluasi capaian program untuk menetapkan tindak lanjut pencapaian visi misi sekolah.
RCA akan sulit bagi sekolah jika tidak bersungguh-sungguh ingin melakukan perbaikan. Yang terpenting dalam RCA adalah menggunakan logika berfikir pada analisis akar masalah. Tools RCA banyak menggunakan logika berfikir untuk mengetahui penyebab dan menentukan solusi yang tepat.